Uzaktan çalışma trendi artarken, birçok lider, ekiplerini nasıl daha kolay yönetebileceklerine dair yol haritası arıyor. Accessland olarak bu yazımızda uzaktan çalışanları yönetmek için 10 kolaylaştırıcı ipucunu açıklıyoruz.
Pandeminin ardından bazı şirketler eski çalışma modellerine dönse de, uzaktan çalışmanın birçok şirket tarafından halen tercih edilmesi iş dünyasının hiçbir zaman eskisi gibi olmayacağını kanıtlıyor.
2023 itibarıyla tam zamanlı çalışanların %12,7’sinin işlerini evden yürüttüğünü, %28,2’sinin ise hibrit modelle yaptığını biliyor muydunuz? Evet, pandemi döneminde geleneksel çalışma paradigmalarının geride kalmasıyla yeni normal haline gelen uzaktan çalışma trendi halen sürüyor ve araştırmalar, bu modelin iş dünyasında gelecek dönemde de hakim olacağını gösteriyor. Ancak şirket yöneticileri, bu çalışma yönteminin avantajlarının her ne kadar farkına varsa da uzaktan çalışmanın ortaya çıktığı ilk zaman diliminde hazırlıksız yakalananlar, ekiplerini yönetmek konusunda çeşitli zorluklar yaşıyor. Çünkü yalnızca yüz yüze gerçekleştirilen etkinlik ya da toplantılar değil, birçok operasyonel iş süreçleri de dijital ortamdan yürütülmeye başlandı. Bunun yanı sıra ekipler arası çeşitli iletişim kopuklukları da yaşanırken, çalışanların yeni ihtiyaçlarının ortaya çıkması, yöneticilerin mevcut stratejilerini iyileştirme ve yenilemelerini zorunlu kıldı. Dijital içerik pazaryeri Accessland.live olarak biz de bu yazımızda uzaktan çalışan ekipleri yönetmenin zorluk ve kolaylıklarını anlatırken, bu süreci kolaylaştıracak 10 ipucunu paylaşıyoruz.
Uzaktan çalışanlar ne bekliyor?
Pandeminin ardından bazı şirketler eski çalışma modellerine dönse de, uzaktan çalışmanın birçok şirket tarafından halen tercih edilmesi iş dünyasının hiçbir zaman eskisi gibi olmayacağını kanıtlıyor. Bu durum uzaktan çalışanların, yöneticilerinden beklentilerine de yön veriyor. Peki bu taleplerin başında neler bulunuyor? Gelin birlikte inceleyelim.
İş – yaşam dengesi: Dijitalleşmenin yaygınlaşmasıyla birlikte iş hacimlerinin artması, uzayan hatta bitmeyen mesai saatlerinin ortaya çıkmasına neden olurken, uzaktan çalışma modelinin hayata geçirilmesiyle birlikte çalışanların hem yönetici hem de müşterileriyle iletişim sıklığı yoğunlaştı. Dolayısıyla pek çok kişi, uzaktan yürüttüğü yoğun çalışma temposunda mesai saatlerini ayarlamakta zorlanmaya başladı. İş ile yaşam arasında denge kuramayanlar, tükenmişlik hissine kapılırken yöneticilerinden daha esnek çalışma düzeni talep ediyor.
Uzaktan çalışma, özellikle büyük şehirlerdeki şirketlerin çalışanları için hem zaman hem de işgücünden tasarruf anlamına geliyor.
İstatistikler, uzaktan çalışanların enerjilerini verimli bir şekilde kullanarak ofiste çalışmaya göre %35 daha fazla üretken olduğunu ortaya koyuyor. Bu yüzden çalışanların %63’ü uzaktan çalışmaya devam etmezlerse yeni bir iş arayacaklarını belirtiyor.
Ancak yöneticilerin uzaktan çalışan ekiplerini yönetirken karşılaştıkları zorluklar, çeşitli koşulları oluşturmalarını, stratejilerini yenilemelerini ve çalışan beklentilerini karşılamalarını zorunlu kılıyor.
Yöneticiler en çok hangi konularda zorluk yaşıyor?
1. Çalışanların Beklentilerini Anlamak:
Uzaktan çalışan orta ve büyük ölçekli şirketlerin kalabalık ekiplerindeki her bir çalışanın şikayetlerini ve beklentilerini anlamaları kolay değil. Öyle ki bireylerin düşüncelerini yazılı ya da online toplantılarla ifade edebilmesi de bir o kadar zor. Yönetici ve çalışanlar arasında ortaya çıkan bu gibi iletişim problemleri, yalnızca çalışanın yalnız hissetmesine neden olmakla kalmayıp, veriminin düşmesine de yol açabiliyor.
2. Çalışan Performansını İzlemek:
Uzaktan çalışma modelinde ekiplerin ve yöneticilerin ayrı mekanlarda bulunması, yöneticilerin çalışanlarının performansını ölçmesine engel oluyor. Bu da şirketlerin iş süreçlerini iyileştirmelerinin ve ekiplerinin verimliliğini artırmalarının önünde engel teşkil ediyor.
3. Çalışan Bağlılığını Güçlü Tutmak:
Uzaktan çalışanları yönetmenin en büyük zorluklarından biri, tıpkı fiziksel olarak işyerlerinde olduklarında şirketlerine duydukları aidiyet duygusunu oluşturmaktır. Bir çalışan işyerindeyken, molalarında, öğle yemeklerinde diğer ekip arkadaşlarıyla bir araya gelerek iletişim kurup dostane ilişkiler yaratabilir. Bu da işyerine bağlılığını artırabilir. Ancak uzaktan çalışan ekiplerin yüz yüze görüşmeleri kısıtlı olduğu için, sadakatleri gün geçtikçe azalma riski taşır.
4. Çalışanları İş Yapmaya Teşvik Etmek:
Yöneticilerin personelleri evden çalıştığında gerekli performansı gösterip göstermediğine dair kaygısı, çalışanlarla arasındaki güven duygusunu zedeleyebilir ve motivasyonunu düşürebilir. Bunun yerine çalışanların yaptıkları işleri takdir etmek, onların üretkenliğini artıracak şekilde ödüllendirmek ya da yeteneklerine uygun işlere yönlendirmek gerekir.
5. Kültürleri ortak zeminde buluşturmak:
Şirketlerdeki ekipler, çoğu zaman farklı kültürlere sahip bireylerden oluşur. Fiziksel ofislerde her çalışan birbirini daha yakından tanıma fırsatı bulabildiği için bu kültürel farklılıklar bireyler arasında fikir alışverişleri yapılmasına kapı aralarken, uzaktan çalışanlarda ise iletişim kopukluklarına neden olabilir. Bu noktada liderler de çalışanları arasında ortak bir düzlem oluşturmakta zorlanabilir.
6. Çalışanların yeni işler öğrenmesini sağlamak:
Uzaktan çalışan ekiplere mentorluk yapmak her zaman zordur. Çünkü dijital ortamda mevcut ya da yeni bir iş hakkında bilgi paylaşıldığında konunun yanlış veya eksik anlaşılma ihtimali daha yüksektir. Yöneticiler ise bu noktada çalışanlarına yeni görevler verirken, bu işlerin gerekliliklerini aktarmakta problem yaşayabilir. Dolayısıyla liderlerin, bilgi alıverişi sırasında ekiplerinin öğrenim ihtiyaçlarını tam olarak karşıladıklarından emin olmaları, uygulamalı pratikler tercih etmeleri gerekebilir.
Uzaktan çalışan ekipleri yönetmenin zorlukları olduğu kadar, elbette kolay yönleri de bulunuyor. Bunlar, pek çok şirketlerin fiziki ofis yerine uzaktan çalışmayı benimsemesinde itici güç oluyor.
Peki kurum kültürünün vazgeçilmez bir parçası haline gelen uzaktan çalışma, şirketlere hangi konularda kolaylık sağlıyor?
Gider kalemlerinin azalması:
Özellikle büyük şehirlerdeki fiziki ofis çalışma kültürünü benimseyen şirketler için çalışanların yol ve yemek masrafları, büyük bir gider kalemini oluşturuyor. Ofislerin ısınma, su, elektrik gibi masrafları da cabası.. Uzaktan çalışma ise bu maliyetlerin ortadan kaldırılmasını sağlamanın yanı sıra yöneticilerin kaynaklarını farklı alanlarda değerlendirmesinin de önünü açıyor.
Farklı yeteneklerin keşfedilmesi:
Ofis kültürünü sürdüren şirketler, işe yeni bir çalışan alacakları zaman pek çok konuyu göz önünde bulundururken, bunların başında ikamet ettikleri adres geliyor. Her gün ofiste bulunma zorunluluğu, farklı şehir ya da ülkelerde yaşayan yetenekli çalışanların istihdam edilmesine engel oluyor. Uzaktan çalışmak ise yöneticilerin coğrafi sınırlar fark etmeksizin dünyanın dört bir yanından kendilerine en uygun kriterlere sahip nitelikli çalışanlar edinerek, verimliliği artırabiliyor.
Sürdürülebilir yaşam tarzı:
Milyonlarca kişi, her gün birden fazla toplu taşıma aracı kullanarak ya da bireysel otomobilleriyle ofislerine gidiyor. Oysa bu durum, hem enerji israfına yol açıyor, hem de araçların çevreye yaydığı zararı artırarak küresel ısınmayı tetikliyor. Uzaktan çalışma ise sera gazı emisyonlarını önemli ölçüde düşürürken, şirketlerin sürdürülebilirliğe katkıda bulunmasını sağlıyor.
Konforlu yaşam alanı:
Uzaktan çalışma, hem zorlukları hem de kolaylıklarıyla birlikte iş dünyasının yeni normaline dönüşürken, yöneticiler uzaktan çalışan ekiplerini doğru ve daha kolay bir şekilde yönetebilecekleri stratejik yol haritasına ihtiyaç duyuyor. Uzaktan çalışma düzenini organize edilmiş ve yapılandırılmış bir sisteme oturtarak olası sorunların ortaya çıkmasını engellemek istiyor. Accessland.live olarak biz de kişisel deneyimlerimizin yanı sıra platformumuzdaki eğitmenlerimizden elde ettiğimiz bilgilerle uzaktan çalışmayı kolaylaştıracak ipuçlarını sizin için derledik.
İşte uzaktan çalışan ekiplerinizle bağlarınızı güçlendirecek 10 adımlık yol haritası!
1. Kontrol listeleri oluşturun: Uzaktan çalışan ekipleri işlerini ne kadar ilerlettiğini görmek, performanslarını izlemek oldukça zordur. Bu yüzden günlük ya da haftalık kontrol listeleri oluşturmak hem çalışanların performansını ölçmelerini sağlar hem de çalışanların iş tanımlarına uygun işlerde görevlendirilmesine kapı aralar.
2. Teknolojik altyapınızı güçlendirin: Çalışanlar, tekrar eden işleri yapmaktan hiçbir zaman hoşlanmaz ve bu durum motivasyonlarını kaybetmelerine neden olur. Yöneticilerin sistemlerini gerekli otomasyon programlarıyla desteklemeleri, süreklilik arz eden işleri yok ederek işgücünü daha verimli bir şekilde kullanmalarını sağlayabilir.3.
3. Beklentilere yön verin: Uzaktan çalışanların ekip liderlerinden beklentileri, ofis çalışanlarından daha fazladır. Çünkü uzaktan çalışmak, iletişim kopuklarına neden olabilir ve iş bölümü yaparken yanlış anlaşılmalar yaşanabilir. Bu noktada bir liderin çalışanlarının enerjilerini hangi yöne odaklamaları gerektiğini saptamaları beklentilerini tek bir noktada toplamalarını mümkün kılabilir.
4. Doğru iletişim yöntemleri belirleyin: Çalışanlarla sürekli iletişim kurmak, yöneticilerin onların beklentilerini ya da psikolojik süreçlerini anlayabileceğini göstermiyor. Hatta sürekli iletişim halinde olmak, çalışanların konsantrasyonunu bozarak işin aksamasına da neden olabilir. Dolayısıyla yöneticilerin çalışanlarıyla sık sık iletişim kurmak yerine, düzenli, kısa ve etkili yöntemler geliştirmesi faydalı olabilir.
5. Kurallarınızı netleştirin: Uzaktan çalışmak, fiziki ofise kıyasla daha esnek kurallara sahiptir. Ancak ekiplerin belli bir düzen içinde organize olmasını engelleyebilir. Yöneticilerin ise ekip kurallarını yazılı olarak beyan etmesi, hem gün içindeki iletişim sıklıklığının azaltılmasına hem de ekipler arası eşit koşulların uygulanmasına ve koordineli çalışılmasına olanak tanır.
6. Motivasyonu yükseltin: Uzaktan çalışmak, bireylerin yalnızlık duygusunu tetikleyebilir ve motivasyonunu düşürerek şirketine duyduğu bağlılığı azaltabilir. Yöneticilerin çalışan bağlılığını güçlendirme ve onları iş yapmaya motive etmelerinde çalışanların başarılarını takdir etmeleri, ekip içi iletişime dahil olmalarını sağlamaları, ilgi çekici etkileşim yolları oluşturmaları ve işbirliğine açık bir ortam oluşturmaları kritik bir rol oynuyor.
7. Şirket kültürünüzü anlatın: Uzaktan çalışanların şirket kültürünü anlaması için fazladan çaba sarfetmeleri gerekir. Liderlerin çeşitli etkinlikler, toplantılar düzenlemeleri, sergiledikleri davranışlarına geri bildirimde bulunmaları, prensiplerini şeffaf bir şekilde ve doğru bir üslupla aktarmaları önemlidir.
8. Duyarlılılığınızı artırın: Uzaktan çalışan bir ekip oluşturmak demek şirket içinde farklı kültürden insanların bulunması demektir. Ancak çok seslilik, her zaman farklı fikirleri ve alışkanlıkları beraberinde getirir. Yöneticilerin kültürel farklılıklara karşı duyarlı olması, farklı fikirlere açık hale gelmesi, herkesin düşüncelerini rahat bir şekilde ifade edebilecekleri ortam oluşturması gerekir.
9. Rehberlik edin: Z kuşağının iş dünyasındaki varlığı gün geçtikçe artarken, geleneksel yönetim biçimleri de geride kalıyor. Çünkü yeni nesil, katı ve otoriter kurallarla yönetilmek yerine, kendilerine rehberlik edilmesini bekliyor. Yöneticilerin, çalışanlarla empati kurmaları, onları otoriter davranış modelleriyle iş yapmaya zorlamak yerine öğrenmeye teşvik edecek şekilde mentorluk yapmaları gerekiyor.
10. Ulaşılabilir olun: Uzaktan çalışanların herhangi bir konu hakkında soru işaretlerine yanıt bulması oldukça zordur. Bu da strese neden olabilir ve işin aksamasına yol açabilir. Liderlerin bu sorunu ortadan kaldırmaları için mesai saatleri içinde her an ulaşılabilir ve sosyal etkileşime açık olması önemli bir basamağı oluşturur.
