İş Hayatında Zor Konuşmalar makalemizde, zorlayıcı diyaloglarda kullanabileceğiniz etkin becerileri, ipuçlarını ve stratejileri keşfedeceksiniz. İş hayatında zor konuşmaları yönetmek, şüphesiz profesyonel başarının anahtarıdır.
Kim zorlu çalışan görüşmelerini sever? Performans sorunlarını, davranışları veya vücut kokusu ya da uygunsuz giyim gibi hassas konuları ele almanız gereken konuşmalar. Bu tür görüşmeler genellikle yapılacaklar listesinde kalır. Çünkü sorunların müdahalemiz olmadan sihirli bir şekilde çözüleceğini gizlice umut ederiz. Ne yazık ki, bu tür dilekleri gerçekleştirecek bir şirket cini yok. Ama işte iyi haber: Bu sorunlarla doğrudan yüzleştiğinizde ve iş hayatınızda zor konuşmalar konusunda ustalaştığınızda büyük bir rahatlama hissedersiniz.
Dahası, zor konuşmaları saygıyla ele alarak kalıcı bir etki yaratmak tamamen mümkündür.
Geçmişte zor konuşmaları yanlış yönettiğiniz zamanları hatırlıyor olabilirsiniz. İnsanların kızgınlaştığı, gözyaşı döktüğü, ofisinizden fırlayıp çıktığı, kapıyı çarptığı veya sadece boş boş size baktığı anlar olmuştur. Ancak, gerçekten olumlu deneyimler de yaşamış olabilirsiniz; bireyler konuşmanız için size teşekkür edip ilerlemiş olabilirler.
İlginizi çekebilir:
- İş Yeri İletişim Tekniklerini Geliştirmek İçin 5 İpucu
- Sosyal Becerilerin Zor Gerçekleri – Eleştirileri Yönetmek
- Dönüştürücü Liderlik ve Başarı İçin Bilmeniz Gerekenler
İş Hayatında Zor Konuşmalar – Önemini Anlamak
Her zor konuşmadan kaçtığınızda bir lider olarak kendinize şu soruyu sorun. “Onu yine rahat mı bıraktın? Bu hareketin, çalışanın ilerlemesine nasıl yardımcı oluyor?”
Bu soru zor bir konuşmadan kaçındığınız her sefer kulağınızda yankılansın. Bir lider olarak amacınız, bireylerin büyümesine ve potansiyellerine ulaşmasına yardımcı olmaktır. Zor konuşmalardan kaçınarak, onların başarısını engelliyor ve eylemlerinin kendilerini ve ekiplerini nasıl olumsuz etkilediğini iletemiyorsunuz.
Zor Konuşmaların Değeri
Zor konuşmalar zorlayıcı olabilirken, genellikle en iyi koçluk fırsatlarını sunarlar. Bir çalışan koçluğunuza olumlu tepki vermese bile, onlara ilerleme şansı vermiş olursunuz. Öte yandan, zor konuşmalardan kaçınmak, mevcut eylemlerinin kabul edilebilir olduğu mesajını verir. Davranışı tolere ederek, onu onaylamış olursunuz.
Zor konuşmaların önemini ve etkisini anladıktan sonra, bu tartışmaları etkili bir şekilde nasıl yürüteceğinize dair bazı pratik ipuçları ve stratejiler keşfedelim. Bu yönergeleri takip ederek, konuşmalarınızın yapıcı, saygılı olmasını ve hem sizin hem de çalışanlarınız için olumlu sonuçlar doğurmasını sağlayabilirsiniz.
Zor Konuşmaları Yönlendirme İpuçları
Zor bir konuşmaya başlamadan önce objektif ve net bir bakış açınız olsun, böylece varsayımları, yargıları ve duyguları ortadan kaldırarak gerçeklere odaklanabilirsiniz.
1. Düşünmeden Hareket Etmeyin
Bir şeyi çok uzun süre çözülmeden bıraktığımızda, bir gün bir şeyin ani bir tepkiye yol açması kaçınılmazdır. Örneğin, bir çalışanınızın düzensiz dosyalama işini bir süredir tolere ettiğinizi ve bir gün yanlış dosyalanmış bir şey bulduğunuzda öfkelendiğinizi düşünün. Öfkeli tepki vermek nadiren yapıcı konuşmalara yol açar.
Zor konuşmalar genellikle aşırı duygulardan arındırılmış olmalıdır, empati gerektiği durumlar hariç.
2. Amacınızı Netleştirin
Zor bir konuşmaya dalmadan önce, bu konuşmadan ne elde etmeyi umduğunuzu kendinize sorun. Bir davranış değişikliği mi istiyorsunuz, bir performans sorununu mu ele alıyorsunuz yoksa bir çatışmayı mı çözüyorsunuz? Aklınızda net bir hedefin olması, yaklaşımınızı yönlendirir ve konuşmayı odaklı tutar.
3. Konuşma Noktalarınızı Planlayın
Konuşmadan önce ilgili gerçekleri ve ayrıntıları toplayarak durumu anlayın, belirli olayları, gözlemleri veya alınan geri bildirimleri dahil edin. Ana mesajlarınızı ve ele almanız gereken belirli davranışları veya durumları önceden not edin.
4. Davranış ve Etkiye Odaklanın
Tartışmayı kişisel hale getirmekten kaçının. Bunun yerine, dikkatinizi ele alınması gereken belirli davranış veya gereksinime yönlendirin, böylece konuşma bireyin karakteri üzerinde değil, konu üzerinde odaklanmış olur. Ayrıca, davranışın veya gereksinimin etkisini vurgulayın. Ekibi, organizasyonu veya bireyin kendisini nasıl etkilediğini açıklayın. Sonuçları ve sonuçları vurgulayarak, kişinin konuşmanın önemini ve değişim ihtiyacını anlamasına yardımcı olacak bağlamı sağlamış olursunuz.
Örnek:
Orijinal: “Sürekli giydiğin o ağır parfüm hakkında konuşmamız lazım. İnsanları hasta ediyorsun. Burasının koku yasak bir ofis olduğunu bilmiyor musun?”
Geliştirilmiş: “Kokulu bir şey giydiğini fark ettim. Tüm çalışanlarımız için rahat bir ortam sağlamak amacıyla kokusuz bir ofisimiz var. Politikanın detaylarını web sitemizde bulabilirsin.”
Geliştirilmiş örnek, kişiye saldırmadan davranışı “koku kullanma”, gereksinimi “kokusuz ortam” ve etkiyi “rahat ortam” belirtir.
5. Tepkileri Öngörün
Konuşma sırasında diğer kişinin nasıl tepki verebileceğini düşünün. Kendinizi onların yerine koyun ve potansiyel endişelerini, duygularını veya bakış açılarını düşünün. Her senaryoyu öngörmek mümkün olmasa da, bu, farklı senaryolar için zihinsel olarak hazırlıklı olmanıza ve empati ve anlayışla yaklaşmanıza yardımcı olabilir.
6. Gizlilik ve Sabra Öncelik Verin
Çalışanları halka açık bir şekilde utandırmak asla doğru yaklaşım değildir. Zor konuşmaların her zaman özel bir ortamda gerçekleşmesini sağlayın. Tartışma için yeterli zaman ayırın ve telefonunuzu sessize alın ve bildirimleri kapatın. Konuşmaya tam olarak katılmak, göz teması kurmak ve diğer kişiye bölünmemiş dikkatinizi vermek için aktif dinleme pratiği yapın. Sözünü kesmekten kaçının ve onların bakış açısını anlamaya çalışın. Söylediklerini düşünün ve bakış açılarını doğru bir şekilde kavradığınızdan emin olmak için açıklayıcı sorular sorun.
7. Duygularınızı Yönetin
Zor konuşmalar bazen her iki taraf için de duyguları tetikleyebilir. Konuşma öncesinde kendi duygularınızı tanıyın ve yönetin, böylece sakin ve dengeli kalabilirsiniz. Derin nefesler alın, amacınızı hatırlayın ve saygılı bir ton korumaya odaklanın. Amacınız, açık diyalog için güvenli ve yapıcı bir alan yaratmaktır.
8. Bandı Çabuk Koparın
Biraz zaman ayırdıktan sonra (iki hafta değil), düşüncelerinizi toparlayın ve yaklaşımınızı planlayın, daha fazla ertelemeyin. Konuşmayı ertelemek sadece durumu kötüleştirir. Çalışanlarınızın sorunların çözülmediğini fark ettiğini ve bu durumun sizin bir yönetici olarak itibarınızı zedelediğini unutmayın. Erteleme yerine, cesurca bandı hızlıca koparın. Rahatsızlık kısa süreli olacaktır ve beklenti genellikle konuşmanın kendisinden daha kötüdür.
9. Samimi Niyetinizi İfade Edin
Çalışanın, niyetinizin onlara gerçekten yardımcı olmak olduğunu anlamasını sağlayın. Konuşmanın amacı, beklentilerinizi anlamaları, etkilerini fark etmeleri ve neyin değişmesi gerektiği konusunda net olmalarıdır. Amacınız, bu konuşmayı yaparak davranışlarını olumlu yönde ayarlamalarına ve tam potansiyellerine ulaşmalarına yardımcı olmaktır.
10. Konuşmayı Bekleyin
Çalışanın konuşmasına izin verin. Söylediklerinizi sindirmeleri için onlara birkaç dakika verin ve sessizliği doldurma dürtüsüne karşı koyun. Çalışanlarınızın geri bildirimde bulunma fırsatına ihtiyacı vardır; aksi takdirde anlaşmaya varmak ve ilerlemek zordur. Kızgın veya üzgün olmaları sorun değil. Bakış açılarını dinleyin ve bir konuşmaya dahil olun, çünkü bu, nasıl hissettiklerini anlamadan sessizce ayrılmalarından daha iyidir.
11. Anlama ve Eylem Kontrolü Yapın
Konuşmayı olabildiğince çabuk sonlandırmaya çalışmaktan kaçının. Küçük bir kafa sallama gördüğünüzde bunu anlaşma olarak almak, rahat bir nefes almak ve çalışana kapıyı göstermek cazip gelebilir.
Ancak, çalışanınızın tamamen anladığından ve davranışını değiştirmeyi kabul ettiğinden emin misiniz? Yapıcı bir tartışma yapmak ve ilgili bir çalışanla iletişim kurmak ideal olsa da, her zaman böyle olmayabilir.
Bazen daha fazla araştırma ve netlik kontrolü yapmanız gerekebilir. Küçümseyici bir dil kullanmak yerine, kişi ve tartışmanın doğasına göre açık uçlu sorular kullanın:
- Konuştuklarımız hakkında ne hissediyorsun?
- Bu (belirli eylem) ile nasıl ilerleyeceksin?
- Bunun hakkında ne düşünüyorsun?
- Aklında ne var?
12. Tartışmanızı Belgeleyin
Her zaman konuşmanızın ana noktalarını not alın. Not almak sadece ne söylendiğini hatırlamanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda verilen taahhütleri ve gerekli takipleri takip etmenizi sağlar. Bu notları çeşitli amaçlar için kullanabilirsiniz. İlk olarak, konuşmanızın ne kadar etkili olduğunu gözden geçirmek ve iyileştirme alanlarını belirlemek için. İkinci olarak, çalışanın verdiği sözleri belgelemek ve gerekli takipleri programlamak için. Eğer gelecekte başka bir konuşmaya ihtiyaç duyarsanız, güvenilir notlarınıza başvurabilirsiniz.
13. Takip ve Destek Sağlayın
Zor bir konuşmadan sonra, konuşmanın etkisinin hemen ötesine geçmesini sağlamak için takip ve destek sağlamak önemlidir. İşte devam eden yardım ve destekleyici bir ortam sağlamak için atabileceğiniz bazı adımlar:
a) Kaynaklar Sağlayın:
Konuşmanın doğasına bağlı olarak, bireyin gelişmesine veya ele alınan sorunu çözmesine yardımcı olacak kaynaklar sağlayın. Bu, eğitim materyalleri, referans belgeleri veya ilgili makaleler veya çevrimiçi kaynaklara bağlantılar içerebilir. Bu kaynakları paylaşmak, onların büyümesine olan bağlılığınızı gösterir ve olumlu değişiklikler yapmaları için gerekli araçları sağlar.
b) Kontroller Planlayın:
İlerlemeyi değerlendirmek ve daha fazla rehberlik sağlamak için takip toplantıları veya kontroller planlayın. Bu takip oturumları, gelişimlerini izlemenize, ortaya çıkabilecek soruları yanıtlamanıza ve gerekirse destek veya düzenlemeler sağlamanıza olanak tanır. Düzenli kontroller, onların ilerlemesiyle gerçekten ilgilendiğinizi gösterir ve devam eden endişeleri ele almak için bir fırsat sunar.
c) Açık İletişimi Teşvik Edin:
Açık iletişimin teşvik edildiği bir ortam yaratın. Bireyin herhangi bir sorusu olduğunda, açıklama gerektiğinde veya ek desteğe ihtiyaç duyduğunda size yaklaşabileceğini bilmelerini sağlayın. Erişilebilir ve yaklaşılabilir olmak güveni pekiştirir ve yolculukları boyunca desteklendiklerini hissetmelerini sağlar.
d) Çabaları ve İlerlemelerini Tanıyın, Takdir Edin:
Yolda gösterdikleri çabaları ve ilerlemeleri kabul edin ve kutlayın. Pozitif pekiştirme güçlü bir motivasyon faktörüdür ve sürekli büyüme ve gelişmeyi teşvik eder. Yapıcı geri bildirim sağlamak, kilometre taşlarını tanımak ve başarılarını vurgulamak için zaman ayırın. Bu, zor konuşmanın değerini pekiştirir ve değişime olan bağlılıklarını pekiştirir.
Unutmayın, yolculuk zor konuşmayla bitmez. Takip etmek ve sürekli destek sağlamak, onların başarısına olan bağlılığınızı gösterir ve konuşmanın sonuçlarının önemini pekiştirir.
Özet
Zor konuşmalar, büyüme, anlayış ve pozitif değişim için bir fırsat sunar. Kendinizi tam olarak hazırlayarak, yapıcı bir diyalog için zemin hazırlarsınız ve bu da gelişmiş ilişkiler, artan verimlilik ve daha sağlıklı bir iş ortamına yol açar.
Yazmak netlik sağlar.
Düşünme Noktaları
Konuşmalarınızın performansını artırmak için aşağıdaki düşünme noktalarını günlük tutma ipuçları olarak kullanın. Düşüncelerinizi, deneyimlerinizi ve duygularınızı yazmak, eylemleriniz hakkında inanılmaz bir netlik ve anlayış sağlar. Ayrıca, zorlukları keşfetmek ve kalıpları izlemek için güvenli bir alan sunar ve sizi başarı yoluna koyar.
Etkili konuşmalar yapmaya ve BÜYÜMEYE kendinizi adayın!
